النظام الأساسي :

تعرف المؤسسة باسم ( مؤسسة جائزة عبد العزيز سعود البابطين للإبداع الشعري ) و قد تم إشهارها عام 1989 في القاهرة بمبادرة من الأستاذ عبد العزيز سعود البابطين ، و هي مؤسسة ثقافية خاصة غير ربحية تعنى بالشعر دون سواه من الأجناس الأدبية ، و على هذا فقد تم اعتماد النظام الأساسي للمؤسسة على النحو التالي :

المادة الأولى : ( المصطلحات )

يقصد بالمصطلحات الواردة في النظام الأساسي للمؤسسة و اللوائح المكملة له المعاني الواردة قرين كل منها :
- المؤسسة : مؤسسة جائزة عبد العزيز سعود البابطين للإبداع الشعري .
- الجائزة : جائزة عبد العزيز سعود البابطين للإبداع الشعري.
- معجم القرنين : معجم البابطين لشعراء العربية في القرنين التاسع عشر و العشرين .
- معجم المعاصرين : معجم البابطين للشعراء العرب المعاصرين .
- المجلس : مجلس أمناء مؤسسة جائزة عبد العزيز سعود البابطين للإبداع الشعري.
- الرئيس : رئيس مجلس أمناء المؤسسة و صاحبها الممول .
- الأمين العام : الأمين العام للمؤسسة .
- اللجنة : لجنة تحكيم الجائزة .

المادة الثانية : (المقر)

المقر الرئيسي للمؤسسة هو القاهرة ، و تعقد فيها اجتماعات مجلس الأمناء و الهيئات التابعة للمؤسسة و لجان التحكيم ، و يجوز بقرار من رئيس المؤسسة نقل بعض الاجتماعات و الأعمال إلى بلدان عربية أخرى .

المادة الثالثة : ( أهداف المؤسسة )

تتلخص أهداف المؤسسة بصورة رئيسية في إثراء حركة الشعر العربي و نقده و تشجيع التواصل بين الشعراء و المهتمين بالشعر العربي و توثيق الروابط بينهم من خلال :
1 - إقامة مسابقة عامة في الشعر العربي و في نقده مرة واحدة كل سنتين ضمن دورات المؤسسة ، و تكريم المبدعين في هذه المجالات .
2- إصدار سلسلة (( معاجم البابطين )) لشعراء العربية المعاصرين و الراحلين .
3 - إصدار مطبوعات عن شعراء دورات المؤسسة بالتزامن مع إقامتها تتضمن : دواوينهم و أعمالهم الإبداعية الأخرى و أبحاثاً عن سيرهم و أدبهم .
4 - إقامة ندوة أدبية مصاحبة للدورة عن شاعرها و تتضمن أبحاثاً عن بعض قضايا الشعر و نقده ، و بالإضافة إلى أماسي شعرية تشارك فيها نخب مختارة من شعراء الوطن العربي .
5 - إقامة ملتقيات شعرية نوعية وفقاً لما يقرره مجلس الأمناء كملتقيات الشعر النبطي أو ملتقيات أخرى خارج نطاق دورات المؤسسة .
6 - إنشاء مكتبة البابطين المركزية للشعر العربي و الدراسات الأدبية و النقدية و التاريخية المتصلة بالشعر و الشعراء .
7 - إنشاء المكتبة السمعية للشعر العربي من خلال تسجيلات صوتية و مرئية لمختارات من قصائد شعراء العربية القدامى و المعاصرين ، و بأصوات فنانين و إذاعيين .
8 - تدعيم العلاقات مع الروابط و الجمعيات و الاتحادات الأدبية و الشعرية على مستوى الوطن العربي .
9 - الاتصال بأساتذة أقسام اللغة العربية في الجامعات العربية ، و أقسام الاستشراق في الجامعات الأجنبية و إيجاد فرص للتعاون معهم في ما يهم الشعر العربي إبداعاً و نقداً و درساً .

المادة الرابعة : ( جوائز المؤسسة )

و تطرح في إعلان عام ينشر في كبريات الصحف العربية ، و هي إحدى أهم الوسائل لتحقيق الأهداف التي أنشئت من أجلها المؤسسة التي بدأت أصلاً بالجائزة .. حيث وزعت الجوائز على الفائزين بها لأول مرة في مايو من عام 1990 و كانت سنوية حتى عام 1992 حيث رفعت من بعد ذلك العام إلى قيمتها الحالية و صارت تمنح مرة واحدة كل سنتين .

أ - فروع الجائزة :

1 - الجائزة التكريمية للإبداع في مجال الشعر :

قيمتها ( خمسون ألف دولار ) ، و تمنح لواحد من الشعراء العرب الذين أسهموا بإبداعهم في إثراء حركة الشعر العربي من خلال عطاء شعري متميز ، و هي جائزة تكريمية لا تخضع للتحكيم بل لآلية خاصة يضعها و يشرف على تنفيذها رئيس مجلس الأمناء .

2 - جائزة الإبداع في مجال نقد الشعر :

و قيمتها ( أربعون ألف دولار ) و تمنح لواحد من نقاد الشعر و دارسيه ممن بذلوا جهوداً متميزة في تحليل النصوص الشعرية و شرحها ، أو دارسة ظاهرة فنية شعرية محددة وفق منهج يقوم على أسس علمية . و أن تكون دراسة مبتكرة و ذات قيمة فنية عالية تضيف جديداً إلى الدراسات النقدية في مجال الشعر .

3 - جائزة أفضل ديوان شعر :

و قيمتها ( عشرون ألف دولار ) ، و تمنح لصاحب أفضل ديوان شعر صدر خلال خمس سنوات تنتهي بتاريخ 31 من أكتوبر من العام السابق على توزيع الجائزة .

4 - جائزة أفضل قصيدة :

و قيمتها ( عشرة آلاف دولار ) ، و تمنح لصاحب أفضل قصيدة منشورة للمرة الأولى في إحدى المجلات الأدبية أو الصحف أو الدواوين الشعرية أو في كتاب مستقل خلال عامين ينتهيان في 31 من أكتوبر من العام السابق على توزيع الجائزة .

ب - شروط الجائزة :

1 - يشترط لمنح الجائزة التكريمية للإبداع في مجال الشعر و جائزة الإبداع في مجال نقد الشعر ، أن تكون تجربة الشاعر أو الناقد متميزة في سياق حركتي الشعر و نقده من أجل النهوض بالثقافة العربية و أن يكون لها تأثيرها ريادة أو تأصيلاً أو ابتكاراً ، و أن تعكس الأصالة العربية و التطلعات الحضارية للأمة .
2 - يشترط لمنح جائزة أفضل ديوان شعر و جائزة أفضل قصيدة التميز الفني بصفة أساسية .

ج شروط التقدم للجوائز :

1 - أن يكون الإنتاج بالغة العربية الفصحى .
2 - على المتقدم لجائزة الإبداع في مجال نقد الشعر إرسال أهم مؤلفاته في هذا المجال ، على أن لا يكون قد مضى على صدور أحداثه أكثر من عشر سنوات تنتهي بتاريخ 31 من أكتوبر من العام السابق على توزيع الجائزة و عليه أن يحدد المؤلفات التي يتقدم بها لنيل الجائزة ، و له أن يرسل باقي إنتاجه النقدي للاستئناس .
3 - لا يجوز للمشترك في جائزة أفضل ديوان شعر، التقدم بأكثر من ديوان واحد ، على أن يحمل الديوان رقم إيداع واضحاً في بلد المنشأ و أن تكون الطباعة و النشر و التداول محققة الوقوع .
4 - لا يجوز للمشترك في جائزة أفضل قصيدة التقدم بأكثر من قصيدة واحد ، على أن تكون منشورة و ترسل كما نشرت .
5 - لا تقبل القصائد المنشورة في أوعية لا يعتد بها كالنشرات الإعلانية أو الدعائية و ما يشابهها .
6 - تستبعد من المسابقة القصائد التي يشترك في نظمها أكثر من شخص واحد .
7 - لا يجوز الاشتراك في أكثر من فرع من فروع الجائزة .

د - شروط عامة :

1 - يرسل المتقدم خطاب ترشيح واضحاً يذكر فيه رغبته الصريحة في التقدم إلى فرع محدد من فروع الجائزة يشير فيه إلى عنوان العمل الذي يتقدم به و نوعه .
2 - يرسل المتقدم سردا بسيرته الذاتية و العلمية مشتملاً على : اسم الشهرة ، الاسم الكامل كما هو وثيقة السفر ، تاريخ الميلاد و مكانه ، العنوان البريدي و الهاتفي . إضافة إلى ثبت بإنتاجه الإبداعي و ثلاث صور فوتوغرافية حديثة مقاس 10سم x 15 سم .
3 - يرسل المتقدم إلى أي فرع من فروع الجائزة ثماني نسخ من إنتاجه المتقدم به .
4 - وجوب الفصل بين خطاب الترشيح و السيرة الذاتية و العلمية بشكل واضح .
5 - على المتقدم إلى أي من فروع الجائزة أن ينص صراحة و بوضوح في خطاب الترشيح على أن العمل المتقدم به لم يسبق له الفوز بإحدى الجوائز العربية ، و في حالة ثبوت العكس ، فإن للمؤسسة الحق في اعتبار نتيجة هذا الفرع لاغية .
6 - لا يجوز لمن سبق له الفوز بأي جائزة عربية في الفرع المتقدم إليه ، أن يتقدم إلى الفرع نفسه قبل مضي (5) سنوات على فوزه ، على أن يتقدم بعمل آخر غير الذي فاز به .
7 - لا يجوز لمن سبق له الفوز بإحدى جوائز المؤسسة أن يتقدم إلى الفرع نفسه مرة ثانية . و من حقه التقدم إلى أي فرع آخر .
8 - لا يحق لمن أسهم في تحكيم الأعمال المرشحة لجوائز المؤسسة التقدم إلى أي من فروعها قبل مرور دورتين من تاريخ مشاركته محكماً .
9 - يحق للمؤسسة إعادة نشر القصائد الفائزة و مختارات من إنتاج الفائزين .
10- لا تلتزم المؤسسة بإعادة الإنتاج المقدم للحصول على جوائزها سواء أفاز المتقدمون أم لم يفوزوا .
11 - آخر موعد للاشتراك في فروع الجائزة الثلاثة نهاية يوم 31 من أكتوبر من العام السابق على إقامة الدورة ، ولا يقبل أي اشتراك يرد بعد هذا التاريخ .
12 - تعلن النتائج في النصف الثاني من كل عام ميلادي زوجي ، وتوزع الجوائز في حفل عام يقام في شهر أكتوبر من العام نفسه .

هـ - جهات الترشيح :

يتم الترشيح للجائزة في فروعها الثلاثة عن طريق :
1- الجامعات و المؤسسات الثقافية و الهيئات الحكومية و الأهلية واتحادات وروابط الأدباء مع ضرورة إرفاق موافقة المرشح خطياً على ذلك ووفقاً للشروط المعلنة .
2- يمكن للشاعر أو الناقد أن يتقدم بترشيح نفسه إلى المؤسسة مباشرة .
3- يجوز لمجلس الأمناء - لظروف و أسباب يقدرها - أن يسمي مرشحين للجائزة .
4- تقدم الترشيحات إلى الأمانة العامة لمؤسسة .

المادة الخامسة : إدارة الجائزة

يتولى إدارة شؤون الجائزة و التخطيط لها مجلس أمناء يتكون من عشرة أعضاء على الأقل يمثلون نخبة من رجال الفكر و الأدب في الوطن العربي ، ويقوم بعمله وفقاً للائحة الخاصة التي يضعها لنفسه .

المادة السادسة : التحكيم

1 - بعد التأكد من مطابقة الإنتاج المقدم لنيل جوائز المؤسسة للشروط المعلنة من الناحية الشكلية ،يعرض على لجان تحكيم من المتخصصين في مجال الشعر والدراسات النقدية ، وتكون قرارات اللجان نهائية بعد اعتمادها من مجلس الأمناء .
2 - يشكل مجلس الأمناء لجان تحكيم لجوائز كل دورة من دورات المؤسسة ، تعمل وفق قواعد لائحة التحكيم .

المادة السابعة : هيئات المعاجم

1- يتولى شؤون متابعة طبعات ( معجم البابطين للشعراء العرب المعاصرين ) و التخطيط لها هيئة فنية من المختصين تقوم بعملها وفقاً لخطة العمل الخاصة .
2- يتولى شؤون الإعداد لإنجاز ( معجم البابطين لشعراء العربية في القرنين التاسع والعشرين ) وما يأتي بعده من سلاسل معجمية للشعراء الراحلين ، هيئة استشارية من المتخصصين .